Eisenhower-beslutningsmatrixen: Hvordan man skelner mellem presserende og vigtige opgaver og gør virkelig fremskridt i dit liv

{h1}

Føler du nogle gange, at du bruger al din tid på at styre kriser? At dit liv dybest set er brugt på at slukke den ene ordsprog efter den anden?


Ved slutningen af ​​dagen føler du dig fuldstændig såret og drænet af energi og alligevel ikke kan pege på noget, du har opnået af reel betydning?

Ja?


Så forveksler du, min ven, sandsynligvis det presserende med det vigtige.

Vi har tidligere talt om de mange lederundervisning, der kan hentes fra Dwight D. Eisenhowers liv. I dag skal vi tale om et andet - et princip, der førte ham gennem hele hans, meget succesrige karriere som general og præsident:


'Hvad der er vigtigt er sjældent presserende, og hvad der haster, er sjældent vigtigt.'



Nedenfor ser vi på den skelnen, som I gjorde mellem disse to meget forskellige ting, og undersøger, hvordan forståelse af 'Eisenhower Decision Principle' kan hjælpe dig med at blive den mand, du vil være.


Forskellen mellem presserende og vigtige

Presserende betyder, at en opgave kræver øjeblikkelig opmærksomhed. Dette er de opgaver, der råber 'Nu!' Hasteropgaver sætter os i en reaktiv mode, en præget af en defensiv, negativ, hastet og snævert fokuseret tankegang.

Vigtig opgaver er ting, der bidrager til vores langsigtede mission, værdier og mål. Nogle gange er vigtige opgaver også presserende, men det er de typisk ikke. Når vi fokuserer på vigtige aktiviteter, opererer vi i en lydhør tilstand, som hjælper os med at forblive rolige, rationelle og åbne for nye muligheder.


Det er en ret intuitiv skelnen, men de fleste af os falder ofte i fælden ved at tro, at alle presserende aktiviteter også er vigtige. Denne tilbøjelighed har sandsynligvis rødder i vores evolutionære historie; vores forfædre koncentrerede sig mere om kortsigtede bekymringer end langsigtet strategi, da tendens til øjeblikkelige stimuli (som en ladende sabeltandkat) kunne betyde forskellen mellem liv og død.

Moderne teknologier (24-timers nyheder, Twitter, Facebook, sms'er), der konstant bombarderer os med information, har kun øget denne dybt indgraverede tankegang. Vores stimulusproducerende teknologi behandler al information som lige så presserende og presserende. Miley Cyrus 'Twerk-gate tildeles samme vægt som vigtige DC-politiske diskussioner.


Vi er, som forfatter Douglas Rushkoff hævder, oplever 'nuværende chok' - en tilstand, hvor 'vi lever i en kontinuerlig, altid-på 'nu'' og mister vores følelse af langsigtet fortælling og retning. I en sådan tilstand er det let at glemme sondringen mellem det virkelig vigtige og det blot presserende.

Konsekvenserne af denne prioritetsblindhed er både personlige og samfundsmæssige. I vores egne liv lider vi af udbrændthed og stagnation, og på et bredere niveau er vores kultur ikke i stand til at løse de virkelig vigtige problemer i vores tid.


Eisenhower-beslutningsmatrixen

Forretningstenker Stephen Covey populariserede Eisenhowers beslutningsprincip i sin bog, De 7 vaner med meget effektive mennesker. I den bog oprettede Covey en beslutningsmatrix for at hjælpe enkeltpersoner med at skelne mellem hvad der er vigtigt og ikke vigtigt og hvad der er presserende og ikke presserende. Matrixen består af en firkant opdelt i fire kasser eller kvadranter mærket således: 1) Haster / Vigtigt, 2) Ikke Haster / Vigtigt, 3) Haster / Ikke Vigtigt og 4) Ikke Haster / Ikke Vigtigt:

Eisenhower beslutning matrix presserende vigtig.

Nedenfor går vi i detaljer om hver kvadrant og forklarer, hvilken vi skal bruge mest af vores tid på, hvis vi ønsker at være vores bedste og få mest muligt ud af vores liv.

Kvadrant 1: Haster og vigtige opgaver

Kvadrant 1-opgaver er både presserende og vigtige. De er opgaver, der kræver vores øjeblikkelige opmærksomhed og arbejder også hen imod at opfylde vores langsigtede mål og missioner i livet.

Kvadrant 1-opgaver består typisk af kriser, problemer eller deadlines.

Her er et par specifikke eksempler på presserende og vigtige opgaver:

  • Visse e-mails (kan være et jobtilbud, en e-mail til en ny forretningsmulighed, der kræver øjeblikkelig handling osv.)
  • Terminfrister
  • Skattefrist
  • Kone i skadestuen
  • Bilmotoren går ud
  • Huslige pligter
  • Du får et hjerteanfald og ender på hospitalet
  • Du får et opkald fra dit barns hoved, der siger, at du skal komme ind på et møde om hans opførsel

Med lidt planlægning og organisering kan mange Q1-opgaver gøres mere effektive eller endda elimineres direkte. For eksempel i stedet for at vente til sidste øjeblik på at arbejde på et semesteropgave (og dermed gøre det til en presserende opgave), kan du planlægge din tid, så du er færdig med din opgave en uge i forvejen. Eller i stedet for at vente på, at noget i dit hus falder sammen og har brug for at blive rettet, kan du følge med en tidsplan for regelmæssig vedligeholdelse.

Selvom vi aldrig vil være i stand til helt at fjerne presserende og vigtige opgaver, kan vi reducere dem betydeligt med lidt proaktivitet og ved at bruge mere tid i Quadrant 2.

Hvilket naturligvis bringer os til ...

Kvadrant 2: Ikke haster, men vigtige opgaver

Kvadrant 2-opgaver er de aktiviteter, der ikke har en presserende deadline, men alligevel hjælper dig med at nå dine vigtige personlige, skole- og arbejdsmål samt hjælpe dig med at opfylde din overordnede mission som mand.

Q2-opgaver er typisk centreret omkring styrkelse af relationer, planlægning for fremtiden og forbedring af dig selv.

Her er nogle specifikke eksempler på ikke presserende men vigtige opgaver:

Ifølge Covey, vi skal forsøge at bruge det meste af vores tid på Q2-aktiviteter, da det er dem, der giver os varig lykke, opfyldelse og succes. Desværre er der et par vigtige udfordringer, der forhindrer os i at investere nok tid og energi i Q2-opgaver:

  • Du ved ikke, hvad der virkelig er vigtigt for dig. Hvis du ikke har nogen idé om, hvilke værdier og mål der betyder mest for dig, ved du naturligvis ikke, hvilke ting du skal bruge din tid på at nå disse mål! I stedet vil du fastgøre, hvad stimuli og opgaver er mest presserende. Hvis du føler, at du mangler et livs mission eller ikke er sikker på, hvad dine kerneværdier er, anbefaler jeg stærkt at læse vores artikler om udvikle en livsplan såvel som definerer dine kerneværdier.
  • Nuværende bias. Som netop diskuteret har vi alle en tendens til at fokusere på det, der er mest presserende i øjeblikket. Dette er vores standardtilstand. Det er svært at blive motiveret til at gøre noget, når der ikke er en deadline, der ligger over vores hoved. Afgang fra denne tilbagestilling tager viljestyrke og selvdisciplin - kvaliteter, der ikke kommer naturligt og skal kultiveres og udtrykkes aktivt.

Fordi Q2-aktiviteter ikke presser på for vores opmærksomhed, holder vi dem altid for evigt på vores livs brænder og fortæller os selv: 'Jeg kommer til disse ting 'en dag', efter at jeg har taget mig af disse presserende ting.' Vi udsætter endda for at finde ud af, hvad der er vigtigst i livet, hvilket naturligvis kun opretholder en cyklus, hvor alt, hvad vi nogensinde tager os af, er de mest presserende opgaver på vores liste.

Men ”en dag” vil aldrig komme; hvis du venter på at gøre de vigtige ting, indtil din tidsplan rydder op lidt, stol på mig, når jeg siger, at det ikke vil. Du vil altid føle dig så travl som nu, og hvis noget, bliver livet bare travlere, når du bliver ældre (i det mindste indtil du går på pension).

For at overvinde vores iboende nuværende bias, der forhindrer os i at fokusere på Quadrant 2-aktiviteter, skal vi leve vores liv forsætligt og proaktivt. Du kan ikke køre dit liv i standardtilstand. Du skal bevidst beslutte, 'Jeg vil give tid til, at disse ting kommer helvede eller højt vand.'

Kvadrant 3: Haster og ikke vigtige opgaver

Kvadrant 3-opgaver er aktiviteter, der kræver vores opmærksomhed nu (presserende), men hjælper os ikke med at nå vores mål eller opfylde vores mission (ikke vigtigt). De fleste Q3-opgaver er afbrydelser fra andre mennesker og involverer ofte at hjælpe dem med at nå deres egne mål og opfylde deres egne prioriteter.

Her er nogle specifikke eksempler på Quadrant 3-aktiviteter:

  • Telefonopkald
  • Tekstbeskeder
  • De fleste e-mails (nogle e-mails kan være presserende og vigtige)
  • Medarbejder, der kommer ved dit skrivebord i din primære arbejdstid for at bede om en tjeneste
  • Anmodning fra en tidligere medarbejder om at skrive et henstillingsbrev på hans vegne (det er sandsynligvis vigtigt for ham, men lad os indse det, det er sandsynligvis ikke så vigtigt for dig)
  • Mor falder uanmeldt ind og vil have din hjælp med en opgave

Ifølge Covey bruger mange mennesker det meste af deres tid på Q3-opgaver, samtidig med at de tror, ​​at de arbejder i Q1. Fordi Q3-opgaver hjælper andre ud, gør de det bestemt føle vigtig. Plus, de er normalt også håndgribelige opgaver, hvis færdiggørelse giver dig den følelse af tilfredshed, der kommer ved at kontrollere noget fra din liste.

Men selvom Q3-opgaver kan være vigtige for andre, er de ikke vigtige for du. De er ikke nødvendigvis dårlige, men de skal afbalanceres med dine Q2-aktiviteter. Ellers ender du følelse som om du bliver meget færdig fra dag til dag, mens du til sidst indser, at du ikke rent faktisk gør fremskridt med dine egne langsigtede mål. Det er en opskrift på personlig frustration og vrede over for andre mennesker.

Mænd, der bruger det meste af deres tid på at arbejde med presserende, men ikke vigtige opgaver, lider ofte under 'Nice Guy-syndrom' og ønsker konstant at behage andre på bekostning af deres egen lykke.

Hvis det er dig, er løsningen enkel: Bliv mere selvsikker og begynder at være fast (men høfligt) sig nej til de fleste anmodninger.

Kvadrant 4: Ikke presserende og ikke vigtige opgaver

Kvadrant 4-aktiviteter er ikke presserende og er ikke vigtige. Det er det, jeg kan lide at kalde 'dicking rundt' -aktiviteter. Q4-aktiviteter er ikke presserende, og de hjælper dig heller ikke med at nå langsigtede mål eller opfylde din mission som mand. De er primært distraktioner.

Specifikke eksempler på ikke presserende og ikke vigtige opgaver inkluderer:

  • Ser fjernsyn
  • Mindlessly surfer på nettet
  • Spiller computerspil
  • Rul gennem Facebook, Twitter, Instagram
  • Spil
  • Shopping sprees

Jeg tror, ​​at hvis de fleste af os foretog en tidsrevision af os selv, ville vi finde ud af, at vi brugte en for stor mængde tid på Q4-aktiviteter. Jeg er sikker på, at de fleste af os har disse 'jeg spilder mit liv' øjeblikke efter at vi har brugt timer på at surfe på nettet og indse, at vi kunne have brugt den tid til at forfølge vores mere foredrende livsmål. Ingen? Er det bare mig? Dang.

Som pragmatiker tror jeg ikke, du har brug for at fjerne Q4-aktiviteter helt fra dit liv. Efter en særlig hektisk og travl dag er det tilfældet, at jeg tilfældigt surfer på internettet eller ser et yndlings-tv-show i en halv time, hvad min hjerne har brug for at dekomprimere.

I stedet for at sigte mod at slippe af med ikke presserende og ikke vigtige opgaver, så prøv kun at bruge en meget begrænset tid på dem. 5% eller mindre af dine vågne timer er et godt mål.

Vær som Ike; Brug mere tid på vigtige opgaver

I vores nuværende chokverden er evnen til at filtrere signalet fra støj eller skelne mellem, hvad der haster, og hvad der virkelig er vigtigt, en væsentlig færdighed at have.

Min udfordring for dig denne uge er at anvende Eisenhower Decision Matrix på så mange aspekter af dit liv som muligt. Når du står over for en beslutning, skal du stoppe og spørge dig selv: 'Gør jeg det, fordi det er vigtigt, eller gør jeg det, fordi det kun haster?'

Jeg lover, at når du bruger det meste af din tid på ikke presserende, men vigtige opgaver, vil du føle en fornyet følelse af ro, kontrol og ro i dit liv. Du vil føle, at du gør virkelig fremskridt. Ved at investere din tid i Q2s planlægning / organisering af aktiviteter kan du forhindre og eliminere mange af kriserne og problemerne i Q1, afbalancere Q3's anmodninger med dine egne behov og virkelig nyde veg-outs fra Q4, vel vidende at du har tjente resten. Ved at gøre Q2-opgaver til din højeste prioritet, uanset nødsituation, irritation eller deadline, du er ramt med, har du det mentale, følelsesmæssige og fysiske med at reagere positivt i stedet for at reagere defensivt.

Værktøjer til at hjælpe dig

For at hjælpe dig med at anvende Eisenhower Decision Matrix foreslår vi at tjekke følgende værktøjer.

Eisenhower App. Dette er en iPhone-app, der giver dig mulighed for nemt at organisere din opgave i henhold til Eisenhower Decision Matrix. Jeg havde en chance for at lege lidt med det og kunne godt lide det, jeg så. Har ikke været i stand til at finde noget lignende til Android.

Download Eisenhower Decision Matrix-regnearket. Jeg oprettede en snazzy lille PDF af Eisenhower Decision Matrix tilgængelig til download gratis. Udskriv en i aften og afsæt 30 minutter til personlig refleksion. Lav en liste over de opgaver, du bruger mest af din tid på, og tildel dem til en passende kvadrant i matrixen. Hvis du gør det, får du en grov ide om, hvorvidt du bruger tid på aktiviteter, der faktisk er vigtige.

Når du har gjort det, skal du tænke på måder, du kan reducere den tid, du bruger på Q1, Q3 og Q4 opgaver, og øge den tid, du bruger på Q2 aktiviteter.